La saison des salons et autres évènements

C'est la saison des grands salons IT (Oracle Open World, Dreamforce, IoTWorld Congress, ...). En tant que professionnel de l'IT, vous savez ce que la participation à ce type d'évènement apporte : découverte de produits avec les experts et/ou , découverte d'écosystèmes, de solutions, partage avec nos pairs. En une semaine, on crée plus d'opportunités que pendant une année de rencontres classiques. Mais comment faire pour rendre votre participation la plus productive possible ?

Je ne parle pas ici des réservations voyage, passeport, visas, vaccins, hôtel, assurances sans lesquels rien ne sera possible et pour lesquels vous trouverez sans doute du support auprès des organisateurs, des assistantes de votre société, d'agences de voyages spécialisées,... mais de bonnes pratiques et d'outils orientés métier. 

Réussir, c'est préparer la logistique

Même si je souhaite pas parler de détails pratiques, j'en évoque quelques uns, car ne pas y penser peut vous anéantir tous vos efforts. Il est indispensable de prévoir une pharmacie basique maux de tête ou d'estomac, trouver un équivalent à l'étranger est toujours complexe surtout si on ne parle pas la langue locale. 

Préparez également des vêtements en adéquation avec la météo que vous aller trouver sur place et au dress code de l'évènement. Adaptez vos chaussures aux déplacements : on marche souvent énormément dans ce type d'événements et les journées sont longues. Une paire de baskets en plus peut vous sauver et vous permettre aussi de participer à des activités sportives en marge du salon.

Les Contemporains - Gloria Friedman - 2007

Plus proche du professionnel, il ne faut pas oublier ses cartes de visite (ou à défaut une bonne appli de scan/partage de carte de visite, il faut vérifier abonnement mobile, et  la disponibilité du Wifi lors de l'événement se a l'hôtel (il faut parfois s'inscrire au programme de fidélité pour). Enfin pensez à prendre une carte de crédit alimentée utilisable dans le pays dans lequel vous vous rendez, si possible prévoir un double en cas de problème et les contacts en cas de perte/vol. Enfin, prévoyez les autres outils de mobilité : prises électriques spécifiques, batterie de recharge (pour les longues journées), casque audio (pour l'avion' le train,...).

Préparer le terrain

Pour commencer à vous familiariser avec les lieux, je vous conseille d'étudier les transports urbains, spots wifi, endroits pour se poser de temps en temps, les restaurants, ..
Mais aussi préparer le fond
Pour renter dans le domaine pro, il est déconseillé de partir sans préparation des sujets et intervenants à traiter sur place. avant le départ, prenez le temps d'interviewer les parties prenantes de vote société qui ne participants pas a l'événement à traiter sur place. Cela vous permettra de préparer un agenda en mode roadbook (dates, heures, lieux, sujets, personnes). Les sites des évènements permettent souvent d'aider à la construction de cet agenda. Utilisez les réseaux sociaux (Linkedin, Twitter) pour prendre des premiers contacts. L'agenda devra être assez souple pour prévoir l'imprévu : y inclure le temps d'un appel téléphonique à la famille et/ou au bureau en tenant compte du décalage horaire. Attention également aux temps de trajet entre les différents lieux. Même dans une conférence le transit peut être long !

Maintenez en parallèle du roadbook une liste de contacts en les classant par type (fournisseurs, pairs, partenaires) en notant les opportunités, les risques d'une éventuelle collaboration.

Enfin, pour vous présenter, présenter votre société et vos projets, préparez un document synthétique, si possible dans la langue des futurs interlocuteurs. Quelques schémas peuvent fluidifier rendre la communication et rendre, la discussion plus aisée.

Il sera nécessaire de disposer de la totalité de ces éléments sur un support mobile (que vous pourrez emmener partout avec vous)

Et préparer le retour

Afin de gérer les sur-sollicitations (et peut-être les jalousies) il est nécessaire de positionner une date de restitution avant le départ. en complément des interviews, cela évite des fausses attentes et vous permet de gérer le retour sans pression en ayant anticipé. Évitez également de de surcharger l'agenda au retour pour vous garder le temps de préparation de la restitution.

Sur place

Arriver un jour ou deux en avant : permet de visiter, de prendre connaissance des lieux. Si vous êtes sportifs, un petit jogging est un réveil tonique qui peut vous sauver une journée. Autre conceil pratique (après j'arrête, promis), ne modifiez pas trop votre alimentation et essayez de conserver des heures de lever-coucher constants, une semaine de congrès peut s'avérer très sollicitante avec des horaires 7h30-1h.

Utilisez les outils que vous avez préparé afin de maximiser le séjour tout en préparant le compte rendu des le milieu du séjour. En continu, vous pourrez donner de la visibilité sur votre agenda sur place et communiquer  continu sur les réseaux sociaux internes et externes. Enfin, profitez !